Oprava: Automatická archivácia chýba alebo nefunguje v MS Outlook
Funkcia automatickej archivácie v programe Outlook pomáha používateľom spravovať priestor v ich poštovej schránke automatickým presúvaním e-mailov z aktuálneho priečinka do umiestnenia archívu. Archivované položky sú uložené v údajovom súbore programu Outlook (.pst). V niektorých prípadoch si používatelia všimli, že automatická archivácia buď chýba, alebo nefunguje správne, aj keď sú všetky nastavenia správne.
V tomto článku sme uviedli stratégie na riešenie problémov a opätovné spustenie automatickej archivácie.
Obsah
- Metóda 1 – Zmeňte nastavenia automatickej archivácie
- Metóda 2 – Upravte hodnotu registra ArchiveIgnoreLastModifiedTime
- Metóda 3 – Vylúčené z automatickej archivácie
- Metóda 4 – Archivačný príkaz nie je dostupný v podnikovom prostredí
- Metóda 5 – Skontrolujte, či neobsahuje poškodený alebo úplný archív.pst
- Metóda 6 – Odstráňte e-maily z plnej poštovej schránky
Metóda 1 – Zmeňte nastavenia automatickej archivácie
Používatelia navrhli, že zmena nastavení automatickej archivácie im pomohla problém vyriešiť. Toto je možné nastaviť na viacerých úrovniach: Predvolené, podľa priečinka a manuálne nastavenia.
Úroveň 1 – Predvolené nastavenia automatickej archivácie
1. Prejdite na Súbor Ponuka.
2. Teraz vyberte možnosti tab.
3. V okne, ktoré sa otvorí, vyberte Pokročilé tab.
4. Hľadajte Automatická archivácia v pravom paneli a kliknite na Nastavenia automatickej archivácie… tlačidlo.
5. Aby ste sa uistili, že automatická archivácia funguje, začiarknite prvé políčko a nakonfigurujte ho na frekvenciu spúšťania automatickej archivácie.
6. Začiarknite políčko Vyzvať pred spustením automatickej archivácie aby ste dostali upozornenie pred automatickou archiváciou.
7. Skontrolujte nasledujúce možnosti:
- Odstrániť položky s vypršanou platnosťou (iba e-mailové priečinky) ak chcete, aby sa položky s vypršanou platnosťou odstránili
- Archivujte alebo odstráňte staré položky inak budú odstránené iba položky, ktorých platnosť vypršala.
- Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov aby sa archive.pst objavil v zozname priečinkov, čo pomáha ľahko nájsť archivované položky.
- Môžeš nastavte vek položiek ktoré chcete archivovať v oblasti Vyčistite položky staršie ako x , ktorý je predvolene založený na dátume poslednej úpravy
8. Máte možnosti rozhodnúť sa, či áno presunúť staré položky do archívneho súboru alebo ich natrvalo odstrániť .
9. Po výbere možnosti ich môžete použiť a kliknúť na OK pre uloženie nastavení.
Úroveň 2 – Nastavenia automatickej archivácie podľa priečinka
Ak automatická archivácia nefunguje na konkrétnom priečinku vo vašej poštovej schránke, postupujte podľa nasledujúcich krokov:
1. Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok a vyberte Vlastnosti .
2. Kliknite na Automatická archivácia tab.
3. Na základe vašich požiadaviek vyberte nasledovné:
- Ak chcete, aby bol tento priečinok výnimkou automatickej archivácie, vyberte Nearchivujte v tomto položky .
- Ak chcete archivovať položky v tomto priečinku pomocou predvolených nastavení, ako bolo uvedené vyššie, vyberte Archivujte položky v tomto priečinku pomocou predvolených nastavení
- Ak chcete pre tento priečinok nastaviť rôzne možnosti automatickej archivácie, vyberte Archivujte tento priečinok pomocou týchto nastavení . Môžete zmeniť vek položiek, ktoré sa majú odstrániť, a vytvoriť samostatný súbor na archiváciu.
4. Kliknite na OK keď budete hotový.
Poznámka: Tieto nastavenia sú špecifické pre priečinok a nevzťahujú sa na podpriečinky.
Úroveň 3 – Nastavenia ručnej archivácie
Ak vyššie uvedené nefunguje, môžete proces archivácie spustiť aj manuálne.
1. Prejdite na Súbor a potom vyberte Nástroje .
2 V ponuke Nástroje vyberte položku Vyčistite staré veci . Spustí sa proces archivácie a priebeh sa zobrazí v stavovom riadku.
Metóda 2 – Upravte hodnotu registra ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Proces archivácie v programe Outlook je predvolene založený na dátume a čase poslednej úpravy. Ak odpoviete, pošlete ďalej, presuniete, upravíte, uložíte alebo importujete položku, zmení sa dátum úpravy, čo môže spôsobiť, že automatická archivácia nebude položku archivovať.
Používatelia zistili, že automatická archivácia funguje nastavením hodnoty databázy Registry pre ArchiveIgnoreLastModifiedTime, vďaka čomu budú položky archívu programu Outlook založené na dátume prijatia. Pred zmenou hodnoty databázy Registry si ju zálohujte pre prípad chýb.
1. Stlačte Kláves Windows + R začať Bežať . Typ regedit otvoriť Editor databázy Registry .
2. Prejdite na umiestnenie nižšie alebo ho skopírujte a vložte do navigačnej lišty.
|_+_|3. Po dosiahnutí vyššie uvedeného podkľúča databázy Registry kliknite na Upraviť Ponuka.
4. V ponuke Upraviť vyberte Nový a kliknite na Hodnota DWORD (32-bit). na vytvorenie novej položky v registri.
5. Pomenujte novú položku ako ArchiveIgnoreLastModifiedTime a stlačte Zadajte .
6. Kliknite pravým tlačidlom myši na novovytvorenú položku a potom vyberte Upraviť .
7. Nastavte hodnotu na 1 v Hodnotové údaje box a kliknite na OK .
8. Zatvorte Editor databázy Registry a reštartujte program Outlook, aby sa zmeny v databáze Registry prejavili.
Teraz skontrolujte, či Outlook správne archivuje položky tak, že sa pokúsite archivovať manuálne a uvidíte, či sú položky archivované na základe dátumu prijatia.
Metóda 3 – Vylúčené z automatickej archivácie
Ak si všimnete, že konkrétna položka nebola archivovaná, znamená to, že vlastnosť pre ňu je nastavená tak, aby bola vylúčená z automatickej archivácie.
1. Dvojitým kliknutím otvoríte položku, ktorá bola vylúčená z procesu archivácie.
2. Kliknite na Súbor menu a potom vyberte Vlastnosti .
3. V Vlastnosti okno, zrušte začiarknutie možnosti Nearchivujte túto položku automaticky .
4. Môžete si prispôsobiť svoje vyhliadka aby ste získali prehľad o položkách, pre ktoré bola táto možnosť nakonfigurovaná. Musíte povoliť úprava v bunke fungovať ako nižšie:
- Vyberte vyhliadka a kliknite na Zobraziť nastavenia .
- Tu kliknite na Iné nastavenia tlačidlo.
- Teraz skontrolujte možnosť Povoliť úpravy v bunke .
- Teraz môžete kliknúť na začiarkavacie políčko konkrétnej položky pod Nearchivovať automaticky priamo zo zobrazenia zapnúť/vypnúť archiváciu danej položky.
Poznámka: Začiarkavacie políčko pre svoje položky sa vám nemusí zobraziť, pokiaľ nekliknete na samotné pole. Žiadne začiarkavacie políčko alebo nezačiarknuté políčko znamená, že položka bude archivovaná podľa vašich nastavení archívu.
Metóda 4 – Archivačný príkaz nie je dostupný v podnikovom prostredí
Automatická archivácia je zakázaná zásadami skupiny
V prípade, že pracujete v podnikovom prostredí a nemôžete nájsť nastavenia automatickej archivácie a archivácie, ako je uvedené v metóde 1 vyššie, znamená to, že správca pravdepodobne zakázal nastavenia ako skupinovú politiku. Pomáha to zabrániť šíreniu údajov poštových schránok medzi rôznymi počítačmi v sieti v súboroch PST.
V takom prípade sa musíte opýtať správcu pošty, kde máte archivovať svoje údaje a ako dlho by sa mali položky uchovávať. Vaši správcovia môžu tiež nastaviť skupinové politiky tak, aby zakázali automatickú archiváciu a zabránili vytváraniu súborov pst.
Výmena s online archívom
Ďalším dôvodom chýbajúcich nastavení je, že keď máte konto Exchange, máte na serveri Exchange povolený online archív. V takýchto prípadoch budú možnosti archivácie na strane klienta automaticky deaktivované aplikáciou Outlook a archivácia sa uskutoční podľa podnikových zásad nastavených na serveri Exchange.
Výhodou je, že môžete mať prístup k svojmu archívu na akomkoľvek počítači s aplikáciou Outlook alebo dokonca cez prehliadač pri prístupe k poštovej schránke cez Outlook na webe. V dôsledku tohto povolenia pre váš účet už nebudete mať v programe Outlook k dispozícii funkcie automatickej archivácie a manuálnej archivácie.
Metóda 5 – Skontrolujte, či neobsahuje poškodený alebo úplný archív.pst
Keď sa súbor archive.pst stane poškodený , Outlook nebude môcť archivovať do tohto súboru. V takom prípade musíte zatvorte program Outlook a použiť Nástroj na opravu doručenej pošty (scanpst.exe) aby ste v ňom našli chyby a vytvorili nový archívny súbor. Kliknite tu nájsť umiestnenie súboru scanpst.exe a kroky na vykonanie kontroly v oprave 5 v článku.
Keď sa súbor archive.pst stane plný , nedovolí programu Outlook ukladať doň ďalšie položky. Po dosiahnutí limitu upozornenia nebudete môcť presúvať položky do archívu manuálne ani pomocou automatickej archivácie. Raz je dosiahnutý limit , odporúča sa vytvorte nový archívny súbor . Obmedzenie veľkosti je založené na použitej verzii Outlooku.
- Súbory pst programu Outlook 97 – 2002 (ANSI): Maximálna veľkosť súboru je 2 GB a po dosiahnutí veľkosti 1,8 GB sa zobrazí varovanie.
- Súbory pst programu Outlook 2003 – 2019 (Unicode): Predvolený limit je 20 GB Outlook 2003/2007 a 50 GB v novších verziách 2010, 2013, 2016, 2019 a Microsoft 365. Keď limit dosiahne 19 GB, resp. 47,5 GB, zobrazí sa varovanie.
Metóda 6 – Odstráňte e-maily z plnej poštovej schránky
V prípade, že je vaša poštová schránka plná, pri pokuse o odoslanie správy dostanete správu, že schránka je plná. Keď sa však pokúsite o archiváciu, keď je poštová schránka plná, archív nebude fungovať a ani sa vám nezobrazí chyba, ktorá by uvádzala to isté.
Ak chcete, aby to fungovalo, môžete buď manuálne odstrániť alebo presunúť niektoré položky do archívneho súboru alebo kontaktujte svojho správcu pošty, aby dočasne zväčšil veľkosť vašej poštovej schránky .
Ak chcete vyčistiť poštovú schránku, môžete pokračovať v procese čistenia v nasledujúcom poradí priečinkov: Odstránené položky, Nevyžiadaná pošta, Doručená pošta, Odoslané položky a ďalšie priečinky pošty, Denník, Kalendár, Kontakt a Poznámky.
Ak vám ktorákoľvek z vyššie uvedených opráv nefunguje, odporúčame vám buď vykonať a opravu vášho balíka Office alebo preinštalovať Office a skontrolujte, či to pomáha vyriešiť problém.
Ďakujeme, že ste si prečítali tento článok.
Dúfame, že sa vám podarilo vyriešiť chybu, že automatická archivácia nefunguje.